بزرگنمايي:

سیاست و بازاریابی - وجود امکانی که بتوان تغییراتی در فرایندهای ازپیش ساخته‌شده در ERP ایجاد یا فرایندهای جدیدی به آن اضافه کرد، می‌تواند در اجرای صحیح فرایندها کمک کند.

همواره مدیریت اطلاعات در سازمان‌های بزرگ به فرایند پیچیده‌ای تبدیل می‌شود و اینکه بتوانیم این فرایندها را ردیابی کنیم و زیر نظارت و پایش خود درآوریم، به برخی زیرساخت‌ها نیاز داریم که همان ابزارهای فرایندمحوری هستند. یکی از این موضوعات، صرف زمان زیاد و کاغذبازی بابت گردش اطلاعات در سازمان است. همیشه برای مدیران سازمان سؤال است که درحال‌حاضر، کارها در دست چه کسی است. مشتری باید مدام پیگیر سفارش خود باشد. کارها مدام بین واحدها در رفت‌وبرگشت است. اغلب اوقات، کارشناسان یک حوزه از کارهایی که قرار است انجام دهند، به‌موقع مطلع نمی‌شوند. فهرست کارهایی که هر فرد باید انجام دهد، مشخص نیست؛ به‌همین‌دلیل، کارها به‌صورت یکنواخت بین افراد توزیع نشده است. موضوع دیگری که سازمان‌ها در مدیریت فرایندهای کسب‌وکار با آن مواجه‌اند، پوشش داده‌نشدن تمام کسب‌وکار در نرم افزارهای سازمانی است. به‌عبارتِ‌دیگر، همه‌ی مراحل اجرای فرایند در این نرم‌افزارها پوشش داده نمی‌شود و به‌ناچار بخشی از قواعد و کنترل های فرایند به‌طور دستی انجام می‌شود و درکنار نرم‌افزارها، برخی فایل‌های اکسل و مستندات کاغذی نیز وجود دارد. مهندس یاسر غلام‌زاده جدی، مدیرفروش فرایار همکاران سیستم، با تأیید این مشکلات درباره‌ی گرایش مدیران فرایندها به ابزارهای فرایندمحوری اظهار کرد: وجود امکانی که بتوان تغییراتی در فرایندهای ازپیش ساخته‌شده در ERP ایجاد کرد یا فرایندهای جدیدی به آن اضافه کرد، می‌تواند در اجرای صحیح فرایندها کمک کند. موضوع بعدی، یکپارچگی اطلاعات است. گاهی سازمان‌ها نیاز دارند برای پوشش نظام‌مند فرایندهای خود، درکنار نرم‌افزارهای اصلی، از سیستم‌های خاصمنظوره استفاده کنند. یکپارچه‌سازی اطلاعات بین این سیستم‌ها و گردش دوسویه‌ی اطلاعات از دغدغه‌های مهم‌ سازمان در چنین وضعیتی است. موضوع دیگر این است که مدیران فرایندها باید درباره‌ی آیین‌نامه‌های تصویب‌شده در مجموعه مطمئن شوند که این رویه‌ها اجرایی می‌شوند و در حرکت به‌سمت اهداف سازمانی هستند. در بسیاری از مواقع، ممکن است سازمان‌ها فرایندهایی خاص داشته باشند که شاید نرم‌افزارهای ERP ماژول خاصی برایش پیش‌بینی نکرده باشند. اغلب اوقات، به پوشش این فرایندها نیاز است و سازمان‌ها به‌سمت استفاده از ابزارهای فرایندمحوری می‌روند. در دنیا، نرم‌افزارهایی به‌عنوان BPMS وجود دارند و به‌خوبی جا افتاده‌اند که به‌صورت مستقل از سیستم‌های یکپارچه ارائه می‌شوند. شرکت‌هایی به‌شکل تخصصی درزمینه‌ی ERP فعالیت می‌کنند، به دو شکل به نیاز فرایندمحوری پاسخ می‌دهند: 1. کنار ابزارها و محصولات ERP خودشان، ابزارها و پلتفرم­‌هایی برای فرایندمحوری ایجاد می‌کنند و تعدادی ابزار فرایندمحور در محصولاتشان دارند که بتوانند به این نیازها جواب بدهند؛ 2. با استفاده از برخی کانکتورها، ابزارهای خود را با نرم‌افزارهای BPMS ارتباط می‌دهند. غلام‌زاده در‌این‌باره می‌گوید: در دنیا معمولا بحث BPMS به‌عنوان عاملی که درکنار ERP استفاده می‌شود، خیلی جا افتاده است و هم‌گرایی زیادی دراین‌زمینه وجود دارد. در کشور ما نیز، از مدت‌ها قبل، برخی از شرکت‌ها این نرم‌افزارها را ترجمه کرده‌اند. تعدادی از شرکت‌ها از ابزارهای دیگری استفاده کرده و خودشان این ابزارها را توسعه داده‌اند. البته در کشور ما، این ابزارها گه‌گاه به‌عنوان جایگزین ERP مطرح می‌شوند و به‌دلایل مختلف مانند اینکه این ابزارها در بازار توسعه یافتند نتوانسته‌اند هم‌گرایی مناسبی با نرم‌افزارهای ERP پیدا کنند و خیلی با لایه‌ی زیرساختی ERP مرتبط شوند تا این ارتباط بتواند هم‌افزایی ایجاد کند. در‌حال‌حاضر، به‌غیر از شرکت‌هایی که از ERPشان به‌سمت BPMS رفته‌اند، دیگران عملا در یکپارچه‌سازی این دو حوزه به مشکل برخورده‌اند و یکپارچه‌کردن آن‌ها هزینه‌ی هنگفتی دارد. همچنین، وقتی باید تغییراتی در نرم‌افزارها ایجاد شود، دوباره‌کاری و به‌روزرسانی زیرساخت‌ها هزینه بسیار زیادی به سازمان‌ها تحمیل می‌کند. براساس همین نیاز که سازمان‌ها بتوانند فرایندهای خود را درکنار ERP داشته باشند و ابزار فرایندمحور را در بستر ERP ایجاد کنند، ما روی محصولی به‌نام «فرایار» کار کردیم و آن را روانه‌ی بازار ساختیم. این محصول، تنها محصولی است که در ERPهای بومی به‌عنوان ابزاری زیرساختی در دلِ خود ERP ایجاد شده است. به این مفهوم که کاربر با دو نرم‌افزار کار نمی‌کند که باید باهم یکپارچه شوند؛ بلکه این زیرساخت و ابزار فرایندمحور بخشی از زیرساخت راهکاران شده است. وی درباره‌ی مزیت‌های فرایار گفت: مهم‌ترین مزیت آن برای مدیران فرایندها این است که نگران یکپارچه‌‌سازی ابزار فرایندمحور با ERPها نیستند و خیلی از موضوعاتی که با دو ابزار ERP و BPMS پیش می‌آید، اینجا مطرح نیست. برای مثال، اگر بخواهید اطلاعات را بین دو سیستم ردوبدل کنید، باید خیلی از موجودیت‌ها را در سیستم تکرار کنید که این خودش باعث افزایش هزینه‌ها و افزایش مغایرت‌های اطلاعاتی می‌شود. خیلی از کارهایی که نمی‌توان با ابزار BPMS انجام داد، می‌توان با ابزار فرایار انجام داد. شما با BPMS مستقل از ERP نمی‌توانید اعتبارسنجی اطلاعات ERP را کنترل کنید؛ ولی با فرایار این امکان وجود خواهد داشت. با استفاده از فرایار، می‌توان فرایندهای جدیدی به ERP اضافه کرد؛ بدون اینکه نیاز باشد فرایندهای بزرگ ERP مثل انبار را تکرار کرد. راهکارهای فرایندمحوری در داخل ERP راهکاران ایجاد می‌شود و کاربران با دو سیستم و واسط کاربری و سیستم مجزا کار نمی‌کنند. بنابراین، نیاز به دوباره‌کاری و نگرانی بابت یکپارچه‌سازی اطلاعات بین BPMS و ERP وجود ندارد و نیز امکان شخصی‌سازی بخشی از فرایندهای ERP وجود دارد. چنانچه نرم‌افزارهای دیگری هم استفاده شود، سازمان‌ها درگیر کار با وب‌سرویس‌ها می‌شوند که بستگی دارد شرکت ارائه‌دهنده‌ی ERP چقدر بتواند در همه‌ی بخش‌های نرم‌افزار خود وب‌سرویس تهیه کند که این می‌تواند خودش هزینه زیادی داشته باشد یا شاید ممکن نباشد. خیلی از سازمان‌ها شاید به این سمت بروند که ارتباط بین مراکز داده را برقرار کنند که این هم به نوع خود، کار خطرناکی است و خیلی از کنترل‌های لایه‌ی بیزینس انجام نمی‌شود و در سازمان، ممکن است خرابی داده به‌وجود آید. این امر نیز ازطریق فرایار قابل‌پیشبرد است. غلام‌زاده درباره‌ی بازخوردهای مشتریان می‌گوید: بازخوردهای خوبی از مشتریانی گرفتیم که قبلا تجربه‌ی اجرای سیستم داشتند؛ مشتریانی که قبلا سیستم را اجرا کردند و درگیر یکپارچه‌سازی شدند. الان خیلی از مشتریانی که می‌توانند خودشان سیستم را توسعه دهند، استقبال کردند به‌جای اینکه از پلتفرم مستقلی برای توسعه‌ی نرم‌افزار استفاده کنند، فرایار را به‌عنوان پلتفرم خود انتخاب کنند و خوشبختانه از مدتی که فرایار به بازار ارائه شده، تقاضاهای بسیار زیادی از مشتریان داشتیم که بتوانند این ابزارها را فرابگیرند و استفاده از آن را پیش ببرند؛ به‌خصوص بسیاری از سازمان‌هایی که به‌دنبال ایجاد فرایندها یا سیستم­‌های خاص‌منظوره‌ی جدید در سازمان خود هستند، این ابزار را انتخاب کرده‌اند. ممیزی و نظارت بر حُسن اجرای فرایندهای سازمان، یکی از دغدغه‌های سازمان‌ها است که ازطریق ایجاد کنترل‌های داخلی به‌دنبال بهبود عملکرد سازمان و کاهش خطر هستند. زمانی‌که ابزار سیستمی برای نظارت و کنترل فرایندها وجود نداشته باشد، انجام این کار بسیار سخت و گاهی ناممکن خواهد بود. برخی از سازمان‌ها در کنترل‌ها چنان سخت‌گیرانه عمل می‌کنند که چابکی خود را از دست می‌دهند و برخی نیز ممکن است برای تسریع اجرای عملیات خود، کمّیّت را فدای کیفیت کنند. ایجاد توازن مناسب در کنترل‌ها ازطریق داشتن اطلاعات کافی از شاخص‌های فرایندی میسر می‌شود. ازطریق شاخص‌های فرایندی می‌توان تحلیل درست و شفافی از اجرای فرایندها کسب کرد و براساس این اطلاعات، گلوگاه های فرایندها را شناسایی و برطرف کرد. این امر نیز درزمره‌ی بازخورد­های مشتریان ما بوده است.