بزرگنمايي:

بيشتر کتاب هايي که در زمينه مديريت و رهبري نوشته شده اند، نمايي کلي از يک مدير را ترسيم مي کنند. اين کتاب ها غالبا بر اساس مصاحبه با مديران موفق تدوين مي شوند و در آن درباره نحوه نظارت آنها بر امور بحث مي شود. عموما نويسندگان اين کتاب ها توصيه هايي با هدف کمک به بهبود رفتار مديران دارند.


با وجود اينکه چنين کتاب هايي ارزشمند هستند اما بايد اذعان کرد که در آنها توجه کمي به نگراني ها، ترديدها، خواسته ها و نيازهاي کارمندان شده است. توجه بيشتر مطالب آنها معطوف کسي است که مي خواهد مديريت انجام دهد و نه کساني که قرار است بر آنها مديريت اعمال شود.

در تحقيقات اخير، ما با محوريت کارمندان به مقوله مديريت نزديک شده ايم و با اين ديدگاه آغاز کرده ايم که لازم است تا مسائل مديريتي از ديدگاه کارمندان بررسي شود. بر اساس اين چشم انداز، وظيفه يک مدير اساسا اين خواهد بود که کارمندان خود را قادر سازند تا بهترين کاري که مي توانند را انجام دهند.

اين رويکرد کارمند محور بر اساس درک عميق تر جهان کارمندان طرح ريزي شده است. به همين منظور ما به بررسي نظرات کارمندان پرداختيم تا دريابيم چه وجوهي از کارشان آنها را برمي انگيزاند و به اشتياق مي آورد. ما در مورد آنچه بايد به بهترين شکل انجام دهند، ترس ها، نگراني ها و سرخوردگي هايي که ممکن است داشته باشند،تحقيق کرديم.پس از آن درباره رابطه آنها با مديرانشان با دقت کنکاش کرديم. همچنين در مورد مواردي که محيط کار آنها را شکل مي دهد و از آنها تاثيرات مثبت يا منفي دريافت مي کنند، پرس و جو کرديم.

کارمندان چه مي خواهند؟

به رغم تنوع در پاسخ هاي متعدد کارمندان، ما دريافتيم که پنج عامل عمده در ايجاد انگيزه و انجام بهتر کار از سوي آنها وجود دارد که اولويت بالاتري دارند:

واگذار شدن مسووليت به آنها براي انجام کارهاي ارزشمند

داشتن سطح بالايي از آزادي عمل

داشتن فرصت براي ارتقاي توانايي ها و بالا بردن ميزان تخصص خود

شانس همکاري و معاشرت با همکاران خوب

رسيدن به آگاهي و شناخت براي انجام کاري خوب و متعالي

جالب است که پول و ميزان پرداخت ها در هيچ جاي ويژگي هاي ذکر شده ديده نمي شود. همچنين هيچ بحثي نيز درباره شرايط فيزيکي محيط کار نشده است.
چه چيز کارمندان را نااميد مي کند؟

راه ديگر براي تشخيص اينکه چه چيز براي کارکنان شما ايجاد انگيزه مي کند و آنها را مشتاقانه درگير کار مي کند اين است که از نقاط منفي شروع کنيد. به عقيده ما مديريت موثر، روشي است که به صورت بالقوه به همان ميزان که از اين نقاط منفي مي کاهد، باعث تقويت پتانسيل هاي مثبت مي شود.

فهرستي که از ترس ها، نگراني ها و ناکامي هاي کارکنان مورد مطالعه خود به دست آورديم، بسيار طولاني بود. به طور کلي اين ناخشنودي ها در هفت دسته کلي قرار مي گيرند:

فقدان شانس و فرصت براي توسعه مهارت هاي خود

ترس از شکست و ناتواني در برآورده کردن توقعات زياد

مواجه شدن با استرس و اضطراب حين انجام کار

سرخوردگي از فرآيندهاي ناکارآمدي که در محيط شغلي اعمال مي شود

تطابق پيدا نکردن با امور شغلي به رغم درگير شدن با آنها

روبه رو شدن با عدم قطعيت ها و تغييرات شغلي

ترس از تعديل نيروهاي ناگهاني

شما به عنوان يک مدير چه کاري مي توانيد انجام دهيد تا از شناخت اين مراتب نگراني استفاده مثبت کنيد؟ البته اولين قدم مثبت آن است که بدانيد چه چيزهايي کارکنان شما را نگران مي کند. دوم و در عين حال هوشمندانه ترين ديدگاه، آن است که بدانيد مسائلي که باعث نگراني کارکنانتان مي شود چيزهايي است که موقعيت کلي کارمندتان را مشخص مي کند.

براي مثال اگر کارمند شما از اين ناراحت است که نمي تواند ظرفيت هاي شغلي خود را بسط دهد يا اينکه گمان کند در برآورده کردن انتظارات ناتوان است، به آن معناست که او در مورد امنيت شغلي خود نگران نيست و اين مساله براي او در مراتب پايين تر اهميت قرار دارد.

بايد توجه داشت خيلي باارزش است که بخشي از مهم ترين دغدغه هاي کارمندتان متوجه شغلش باشد، چرا که کار کردن، تنها بخشي از زندگي فردي انسان به شمار مي رود و مشخصا محيط کار نمي تواند به طور کامل تمام نيازهاي يک فرد را برآورده سازد. اما ما معتقديم که محيط کار مي تواند پتانسيل رضايت شخصي را در بسياري از موارد براي فرد به همراه داشته باشد.
رييس خوب و رييس بد کيست؟

ما از پاسخ دهندگان درباره مدير مربوطه آنها هم پرسيده ايم و اينکه کدام رفتارهاي آنها را موثر و يا بي تاثير مي دانند.

ما همين طور در مورد بهترين و بدترين مديراني که تا کنون با آنها سر و کار داشته اند هم سوال کرده ايم. پاسخ هاي آنها بسيار جالب توجه و حتي معتبر بودند.

رييس خوب به کارمندش اين فرصت را مي دهد تا با کار خود درگير شود و فرصت و فضاي مناسب براي اين امر را به او مي دهد. در مواقع لزوم از او حمايت مي کند. کار او را درک مي کند و پيشرفت هايش را مورد تقدير قرار مي دهد و همچنين از گرفتن تصميم هاي دشوار نمي هراسد.

يک رييس بد اهداف غير واضح و گيج کننده پيش روي کارمند خود قرار مي دهد. در امور جزئي دخالت مي کند، خودخواه است و فقط بر روي دستورات خود پافشاري مي کند.

پژوهش ما باعث مي شود تا دو سوال اساسي پيش بيايد: اول اينکه اگر تهيه اين فهرست ها مي تواند به نحو موثري باعث بهبود سطح مديريتي شود، پس چرا اينقدر مدير ناکارآمد وجود دارد؟ ديگر آنکه براي عمل به اين راهکارها چه مي توان کرد؟
موانع مديريتي

ما از مصاحبه شوندگان خود درباره هوشمندي مديران پرسيديم و اينکه چگونه فردي که به صورت بالقوه مي تواند مدير خوبي باشد به يک مدير بد تبديل مي شود. پاسخ به اين سوال را مي شود در سه بحث خلاصه

کرد.

برخي جنبه هاي مديريتي مانند شمشيري دو دم است. در عين حالي که فضا دادن به يک کارمند، رفتار مديريتي پسنديده اي محسوب مي شود، اين امکان وجود دارد که باعث شود اختيار بيش از حد به او واگذار شود.

به وجود آوردن کارهاي چالش برانگيز امر مطلوبي است، اما نه آنقدر که به کاري غيرممکن تبديل شده باشد. راه حل مساله، تعادل است. اما باز تشخيص نقطه ي تعادل کار دشواري خواهد بود، چرا که هر کارمندي داراي ويژگي هاي شخصي و مهارت ها و انگيزه هاي منحصر به فرد خود است.

نقطه اي که براي يک فرد تعادل به حساب مي آيد براي فرد ديگر ممکن است افراط باشد. يک کارمند ممکن است از شما براي واگذار کردن يک کار مهيج و پرمسووليت به او، قدرداني کند و کارمندي ديگر از دست شما عصباني شود که چرا او را بدون راهنمايي به حال خودش رها کرده ايد و به او مسووليت دشوار سپرده ايد.

مديران هميشه بين اولويتهاي کاري و محدوديت زماني نيز درگير هستند. بسياري از مديران پنج يا شش منبع ارائه گزارش ها در سازمان خود دارند که هرکدام نيازهاي متفاوتي را برآورده مي کنند.

سفرهاي زياد کاري براي پاسخگو بودن به کارفرمايان، تماس هاي تلفي از ده ها تن در جاهاي مختلف و... . اين همه مديران را در معجوني از بازخوردهاي متنوع قرار مي دهد و البته گاه بايد بحران هاي اقتصادي و ساير مسائل پيش بيني نشده را هم به آن

اضافه کرد.

اين است که انسجام و تنظيم وقت و امور از اولويتهاي کاري يک مدير محسوب مي شود. وبالاخره اينکه لازمه مديريت خوب داشتن رفتاري غيرشهودي است.

سومين عاملي که مي شود براي يک مديريت موفق ذکر کرد اين است که بر خلاف اصول طبيعت باشد. پژوهش هاي دانشگاهي زيادي بر روي زمينه هاي طبيعي که هر يک از ما به عنوان انسان از خود نشان مي دهيم انجام شده است. اين آزمايش ها نشان مي دهد که ما به عنوان يک انسان خودخواه هستيم، مي خواهيم بر همه چيز تسلط داشته باشيم و البته در عين حال ترجيح مي دهيم محافظه کار و ريسک گريز باشيم. در اين ويژگي ها چيز نادرستي وجود ندارد. اينها صفاتي است که از گذشتگان خود به ارث برده ايم و بخش بزرگي از ادامه حيات ما بر روي زمين و زنده ماندن نسل انسان در گذشته مديون همين خصوصيات بوده است. اما مساله اينجاست که يک مدير خوب نبايد بر اساس سرشت طبيعي خود عمل کند. هر چه از آن دورتر بمانيد بيشتر به مديري موفق تبديل خواهيد شد.

اينها نتايجي است که از جمع بندي نظرات مصاحبه شوندگان به دست آمد، اما پاسخي که از تجزيه و تحليل هاي ما خواهيد گرفت آنقدرها دلسرد کننده نيست. آيا مديريت کاري آسان است؟ به هيچ وجه! در عين حال نکاتي هست که هر مدير لازم است رعايت کند تا قابليت هاي خود را بهبود ببخشد. اين اقدام با سه مرحله کلي آغاز مي شود.

1 . هدف و عملکرد

مسائل را به طور منظم و اساسي از ديدگاه کارمندانتان بررسي کنيد.

بايد سعي کنيد تا خود را در جايگاه آنها فرض کنيد. اما چطور مي شود اين کار را انجام داد؟ بسياري از ما داستان هايي خوانده ايم از پادشاهاني که خود را در لباس مبدل قرار مي داده اند يا سريالهاي تلويزيوني که مديران مانند يک ارباب رجوع و مخفي وارد سيستم کاري خود شده اند. اما مساله اينجاست که ما واقعا نمي توانيم يک تجربه مخفي داشته باشيم. پس بايد براي آن راه هاي جايگزين وجود داشته باشد:

قرار گرفتن در جلساتي که صورت رسمي ندارد. مانند اوقات استراحت و ورزش کارمندان يا زمان ناهار که مي شود با لايه هاي پايين تر سيستم در تماس قرار بگيريد. برخي موسسات سيستمهاي گفت وگوي اينترنتي ترتيب داده اند که افراد بودن در نظر داشتن رتبه اداري در آنها به گفت وگو مي پردازند.

فضايي که کارمندان براي استراحت دور هم جمع مي شوند نيز يکي از اين مکانهاي مناسب است. در همين فضاهاي نزديک که افراد به طور موقت و در زمان کوتاه در کنار هم قرار مي گيرند و به گفت وگو مي پردازند، فضايي کمتر سلسله مراتبي را به وجود مي آورد که مي توانيد از آنها در بررسي اوضاع کار استفاده کنيد.

2 . جمع بندي کارها

لزوم تدوين امور به صورت پروژه هاي تعريف شده را بايد در نظر داشت

در سمينارهايي که براي امور اجرايي برگزار مي شود اغلب اين سوال را مي پرسيم: فکر کنيد و ببينيد آخرين باري که با انگيزه و به طور کامل با کاري درگير شده ايد کي بوده است. ويژگي هايي که اين کار داشته چه چيزهايي بوده؟

آنها معمولا به ترتيب مدوني که پيش تر گفته شد، اشاره مي کنند. از قبيل درگير شدن با کار، واگذار شدن استقلال اجرايي به افراد، شانس همکاري با افراد قابل اعتماد و... اما مهم ترين مساله اين است که آن کار به صورت پروژه اي مدون تعريف

شده بوده است.

جاي تعجب ندارد، اما قابل توجه است که يکي از راه هاي ايجاد انگيزه در کارکنان اين است که ساختار کار خود را به صورت يک پروژه مشخص ارائه کنيد. اين از ماهيت هاي يک پروژه است که اولا به سادگي يک هدف واضح را بيان مي کند. ثانيا زمان رسيدن به آن هدف را مشخص مي کند و نهايتا درک روشني از اينکه چه کسي مسوول انجام چه کاري خواهد بود را به افراد مي بخشد.

3 . جلوگيري از تداخل امور

در خارج از محدوده شغلي به کار نگاه کنيد.

وجود سلسله مراتب در هر سازماني يک پيش فرض و امر بديهي است. اما گاه تداخل کارها و مسووليت ها باعث مي شود تا ناسازگاري و سرخوردگي در سيستم به وجود بيايد. يکي از راهکارهاي مديريتي اين است که کارمندان خود را توجيه کنيد که وقتي قرار است پروژه اي را انجام دهند فرض کنند که نقش متداخل يا مزاحم وجود ندارد و با اين فرض کار خود را پيش ببرند.

مساله اينجاست که زمان شما به عنوان مثال دو سال است و بايد اين کار را در انتهاي آن به انجام رسانده باشيد. اين باعث مي شود تا نيروهاي کاري شما تشويق شوند و توانايي هاي آنها ارتقا پيدا کند و حجم زيادي از کارهايي را که به آنها مي پردازيد، به کارمندان خود واگذار کنيد. در عين حال که وظيفه سازماندهي آنها را انجام مي دهيد. هيچ راه ميانبري براي تبديل شدن به يک مدير خوب وجود ندارد. همه ما ذاتا مي دانيم که يک مديريت خوب چطور جلوه مي کند. اما بسياري از ما برايمان دشوار است که اين راهکارها را به صورت سيستماتيک و روزانه دنبال کنيم. آنچه بايد انجام دهيم، بيشتر از اينها نيست اما بايد به اين بينش برسيم که چگونه مي شود به اين پيشنهادهاعمل کرد.

تجربه ما نشان داده است که بهترين مديران کساني هستند که اتخاذ انضباط و سبک و سياق کاري را با توجه به منظر کارمندان خود مورد توجه قرار مي دهند. اين طرز فکر کمک مي کند تا ساختار دقيق تري را براي ايجاد يک تشکل موثر بنا کنيد و تصميم گيري هايتان را در سطحي موثر قرار مي دهد تا اهداف مقتضي سازمانتان برآورده شود.