همه ما مي دانيم زماني که کار خود را شروع مي کنيم چطور از ليست انجام کار(To do list) استفاده کنيم. يکي از مشکلات مهم براي بسياري از ما در تهيه ليست انجام کارها، عدم برنامه ريزي و تمرکز و ايجاد ليستي عملي است و اغلب با فهرستي اولويت بندي نشده و درهم مواجه هستيم.

براي مثال ورودي هاي خاصي مانند «تماس با سرپرست واحد فروش»، ممکن است ريزفعاليتي از شبه پروژه مثل« نوشتن طرح بازاريابي» باشد و اغلب، جزئيات عملي و واقعي از آنچه که شما بايد انجام دهيد از قلم بيافتد.

مساله ديگر هنگامي است که در ليست شما بيش از 20 ورودي وجود دارد که استفاده از آن را دشوار و دست و پا گير مي کند و به اين ترتيب بخشي از فعاليت هاي کليدي و تعهدات فراموش مي شوند! شما مي توانيد با تمرکز روي موارد مهم و اجتناب از هدر رفتن وقت خود در فعاليت هاي کم ارزش جلوگيري کنيد.

در اين نوشتار ابزاري مهم به نام «برنامه اقدام روزانه»، براي نجات از غرق شدن در فعاليت هاي روزانه ارائه مي شود. برنامه اقدام به شما در واگذاري کارها (تفويض اختيار) کمک مي کنند، علاوه بر اين باعث افزايش بهره وري و صرفه جويي در وقت (از دست دادن زمان) نيز مي شود. برنامه اقدام در حالي که غرق در کار هستيد، در اولويت بندي هوشمند و کنترل بازگشت به زندگي کمک مي کنند.

4 گام کليدي براي استفاده از ابزار برنامه اقدام روزانه

گام1 جمع آوري کليه فعاليت ها: تهيه ليستي طولاني از همه تعهدات شما گام اول است. هرچه احساس مي کنيد ناقص است و نياز به اقدام توسط شما براي انجام دارد جدا از اينکه فوري است يا نه، بزرگ يا کوچک، شخصي يا حرفه اي جمع آوري کنيد. گردآوري بخشي از فعاليت ها از طريق کارتابل کاري، يادداشت هاي درخواست در کازيه يا پيام درخواست براي اقدام در پست صوتي شما به صورت خودکار انجام مي گيرد، اما موارد ديگري مانند چيزهايي که فکر شما را مشغول کرده است، مانند پروژه هاي آينده، اهداف نوشته شده روي تکه کاغذهاي سرگردان نيز وجود دارد که همه اين اقدامات با يکديگر موجب قرار گرفتن آنها در يک مکان مي شوند و اين واقعا مهم است مطمئن شويد که اهداف شخصي شما در اين فهرست آورده شده است.

با نوشتن همه چيز در برنامه عملياتي خود، ذهن شما از يادآوري هاي استرس زا خالي و مطمئن مي شويد که اين اقدامات به طور منسجم و مستمر در اولويت بندي شما قرار دارد.سعي کنيد برنامه عملياتي خود را روي کامپيوتر خود به صورت يک فايل word نگه داريد. به اين ترتيب اين اطلاعات به آساني قابل ارائه، به روزرساني و مشاهده است.

گام2 خلاصه سازي: اقدام بعدي پس از برداشتن گام اول، خلاصه سازي فهرست اوليه است. با نگاه دقيق تصميم بگيريد بايد واقعا روي کدام مورد اقدام کنيد. بسياري از موارد هيچ ارتباط واقعي با اهداف شما ندارند و در مقايسه با موارد ديگر مهم نيستند. اگر چنين موردي هست آن را از ليست خود حذف کنيد.

گام 3 سازماندهي و اولويت بندي: اين مرحله داراي 3 بخش است. اول مرور محتواي اقدامات، در طول مرتب سازي اقدامات، به نظر مي رسد آنها تقريبا مثل يک پروژه منسجم، خود را سازماندهي کرده اند، البته حتما مطمئن شويد که اين اقدامات اهداف شخصي شما را پشتيباني مي کند.

دوم، مرور اقدامات و اولويت بندي آنها به ترتيب اهميت (براي مثال، کد گذاري آنها از A تا E). سوم، فعاليت هاي خود را در ليست برنامه عملياتي خود به سه بخش تقسيم کنيد: ليست اقدامات نزديک: شامل اقدامات کوچکي است که فعاليت هاي شبه پروژه اي شما را تسريع مي کند. سعي کنيد هر اقدام نزديک، بيش از 2 ساعت طول نکشد، زيرا احتمال شکست آن بيشتر مي شود.

ليست اقدامات واگذار شده: شامل فعاليت هايي است که به افراد ديگر واگذار مي کنيد. ليست فعاليت هاي شبه پروژه: شامل فعاليت هاي شبه پروژه اي که درگير آن هستيد و جزئيات آن را مي توانيد بنويسيد. خبر خوش اينکه در اين مرحله، بزرگ ترين بخش از برنامه عملياتي شما ايجاد شده است.

گام4 کارکرد برنامه اقدام روزانه شما: معمولا برنامه هاي اقدام روزانه نسبتا طولاني است، اما نيازي به اجراي کامل آن به طور روزانه نيست! کافي است در برنامه اقدام روزانه، تمرکزتان بر ليست اقدامات نزديک و اقدامات واگذار شده باشد. برخي از اقدامات هم که مربوط به زمان خاصي است، مي توانيد در بالاي صفحه برنامه اقدام بنويسيد يا در تقويم خود علامت بزنيد. نمونه برنامه اقدام: مدير يک سازمان دچار تنشي فوق العاده در کار خود شده است . او هدايت تيمي بزرگ را دريک پروژه مهم به عهده گرفته و هر روز نياز اهميت برنامه ريزي در کار را بيشتر احساس مي کند. برنامه اقدام او اينگونه است:

گام 1 – جمع آوري فعاليت ها؛ اين مدير پس از يک ساعت طوفان فکري، کليه فعاليت هايش را مطابق راهنماي گام اول جمع بندي کرد. گام 2 خلاصه سازي؛ سپس او با نگاهي دقيق تر، موارد کم اولويت را حذف و پس از در نظر گرفتن هر وظيفه، او متوجه مي شود که کدام در ليست اقدامات نزديک يا قابل واگذاري است.گام 3 سازماندهي و اولويت بندي؛ اکنون او ليست اقداماتش را نهايي مي کند.ليست برنامه اقدامش را اينگونه تهيه مي کند:

ليست اقدامات نزديک

1 تحقيقات بازار هدف

2 تحقيق در مورد دوره هاي MBA محلي

3 تهيه آگهي استخدام مدير دفتر

ليست اقدامات واگذار شده

1 تکميل گزارش مقايسه هزينه تا روز سه شنبه

ليست اقدامات شبه پروژه

1 راه اندازي محصول جديد

2 تحقيقات روي بازار هدف

3 تکميل گزارش مقايسه هزينه

4 تحقيقات روي دوره هاي MBA محلي

5 استخدام مدير دفتر جديد

6 تهيه آگهي استخدام مدير دفتر