علائم هشدار سرقت احتمالي يا ساير اعمال بزهکارانه هميشه مشخص نيستند. گاهي اوقات هيچ اخطار قبلي وجود ندارد. اما، دزدي داخل شرکت مسئله اي کاملاً متفاوت است. اگر حواسمان جمع باشد، علائم هشدار آن هميشه درست جلوي روي ما قرار دارد.

تحقيقات نشان مي دهد در کشورهاي غربي يک نفر از هر سه کارمند، اگر موقعيت مناسب به دست آورد دزدي مي کند. ضرر و زيان هاي ناشي از دزدي کارمندان مي تواند واقعاً مخرب باشد. شرکت هاي کوچک ممکن است از همين طريق ورشکسته شوند و شرکت هاي بزرگ هم قسمت اعظمي از سرمايه خود را از دست مي دهند.


به اين آمار توجه کنيد:

اتاق بازرگاني ايالت متحده برآورد مي کند که دزدي کارمندان هرساله بيش از 50 ميليارد دلار خسارت براي کارفرمايان به بار مي آورد.

در تحقيقي که سال گذشته انجام گرفت مشخص شد که 60 درصد از کارفرمايان شرکت ها گفته اند انتظار دزدي پول يا تجهيزات را از سوي کارمندانشان دارند.

تحقيق ديگري که در سال 2004 انجام شد، مشخص کرد که 39 درصد از شرکت هاي خصوصي کارمنداني داشته اند که از هزينه هاي شرکت، تجهيزات و کالاهاي آن دزدي مي کرده اند.

هوشياري رمز کار است

استفاده از سيستم دوربين هاي مدار بسته و ساير ابزارهاي کنترل و همچنين سخت گيري جدي موقع استخدام کارمندان مي تواند موثر باشد. اما حتي اگر موقع استخدام هم خيلي سخت گيري کنيد و هر کسي را استخدام نکنيد، باز هم نمي توانيد مطمئن شويد که هيچ دزدي در شرکتتان اتفاق نمي افتد.

رابطه مدير کارمند باعث مي شود تشخيص علائم هشدار دزدي کارمندان سخت تر شود. مديراني که به کارمندان خود اطمينان مي کنند به خودشان اجازه نمي دهند که کارمندانشان را زير سوال ببرند. اين رابطه نزديک قضاوت آنها را مخدوش مي کند و انکار کارمندان هم نيروي بسيار قوي براي تاييد آن است.

به همين دليل هوشياري اهميت بسيار زيادي دارد. صرفنظر از اطميناني که به کارمندانتان داريد— و البته بايد داشته باشيد — بايد بتوانيد ايرادات و اشکالات را زير سوال ببريد.

با اين 11 علامت هشدار از دزدي کارمندان شروع کنيد:

1 خريدهاي گران قيمت يا تغيير مهم در عادات خرج کردن و زندگي کارمند

منظور آن کارمندي نيست که بعد از يک سال پس انداز کردن يک ماشين نو مي خرد. منظور آن کارمندي است که با وجود اينکه هميشه از بي پولي دم مي زند، يک ماشين گران قيمت مي خرد. منظور آن کارمندي است که باوجود اينکه هميشه براي رسيدن سر ماه و گرفتن حقوق لحظه شماري مي کند تا بتواند ماشينش را بنزين بزند، يک LCD تلويزيون بسيار بزرگ مي خرد. منظور آن کارمندي است که به يک مسافرت تور دور اروپا مي رود بااينکه مي دانيد براي خرج مدرسه بچه اش هم مشکل دارد.

اين به تنهايي به اين معنا نيست که آن کارمند از شما دزدي مي کند. امکان آن وجود دارد که کارمند مذکور براي خريد آن ماشين گران پس انداز کرده باشد يا آن LCD بزرگ يک هديه باشد يا سفر دور اروپا هم هديه اي از طرف پدر و مادرش باشد. نکته اينجاست: يک تغيير عمده مي تواند يک پرچم قرمز باشد. بايد از آن بعنوان يک علامت هشدار استفاده کنيد تا ببينيد ديگر دور و برتان چه اتفاقاتي مي افتد.

2 تغيير در عادات کاري

حتماً با اين نوع کارمند آشنايي داريد. آنهايي که دقيقاً 7:57 دقيقه سر کار حاضر مي شوند و ساعت 4:57 دقيقه که مي شود شروع مي کنند وسايلشان را جمع کردن تا دقيقاً راس 5 از شرکت بزنند بيرون. اگر يک دفعه همين آدم حتي زودتر از 7 و نيم سرکار بيايد تا بتواند قبل از اينکه بقيه کارمندها بيايند تنها در شرکت باشد، بايد پيش خودتان شک کنيد. البته به استثناي اينکه يک تغيير جدي در حجم کار او ايجاد شده باشد يا يک اتفاق واقعاً مهم در خانه براي او افتاده باشد و نخواهد که آنجا باشد، اين وضعيت چندان عادي نيست و بايد به آن شک کنيد.

همچنين کارمندي که هر وقت از او مي خواستيد که براي کاري کمي بيشتر در شرکت بماند و هميشه از زيرش در مي رفت و يکباره خيلي ديرتر از وقت عادي خانه برود هم بايد برايتان شک برانگيز باشد.

3 سعي در مستقلانه و بدون ناظر کار کردن

همچنين کارمنداني که هميشه سعي دارند به طريقي تنها کار کنند هم بايد برايتان شک برانگيز باشند. داوطلب شدن يک کارمند براي قبول کار در اتاق پشتي براي يک مدير خيلي عالي است اما همين باعث مي شود که آن کارمند از چشم مدير دور بماند.

4 مشکل با ليست حقوقي، مسافرت و ثبت هزينه ها

همه ما اشتباه مي کنيم. اما اختلافات حسابداري حتماً بايد به خوبي بررسي شود.

آيا بين ساعت هاي کار و ساعت هايي که به ازاي آن دستمزد داده شده اختلاف وجود دارد؟

آيا کارمند فيش خود را گم کرده است؟

آيا فراموش کرده که هزينه هاي خود را آيتم بندي کند؟

اگر اين اتفاقات دفعه اول براي کارمندي افتاد سخت نگيريد، اما اگر ديديد که اين مدام تکرار مي شود حتماً روي قضيه جدي شويد. همين جاست که شرکت هاي کوچکي که حسابداري هاي خيلي قوي ندارند يا سياست هاي جدي براي هزينه هايشان ندارند به مشکل مي خورند. سعي کنيد براي شرکت سياست تعيين کنيد و به همه چيز توجه داشته باشيد.

5 گم شدن چيزهاي مختلف

سرتان شلوغ است. کلي کار روي سرتان ريخته و گاهي اوقات ممکن است چيزهايي را فراموش کنيد. شايد آن کارتريج اضافي پرينتر را فراموش کرده ايد بياوريد اما قبل از اينکه تصميم بگيريد که زودتر از موقع آلزايمر گرفته ايد، به اين فکر کنيد که اين فراموشيتان ممکن است چيز ديگري باشد.

اگر فکر ميکرديد که 17 جايزه تشويقي براي کارمندان گرفته ايد حتماً همين تعداد را گرفته ايد.

در ذهنتان مرور کنيد. اگر فکر مي کنيد که 4 کيس روي ميز بوده، حتماً بوده است. مدارک و کاغذهاي اداريتان را نگاه کنيد و سوال کنيد. اگر مدارک نشان مي دهد که سه تا بايد باشد اما فقط دو تاي آن را ديده ايد بايد بفهميد که يکي ديگر کجا رفته است. آيا فروخته اند؟

آيا اطلاعات اشتباهي وارد کامپيوتر شده است؟

آيا کسي جاي آنرا تغيير داده؟ يا ...

6 غيبت هاي بيش از حد مجاز

غيبت هاي بيش از حد از يک کارمند منظم نشانه اين است که مشکلي وجود دارد. اگر مربوط به مشکلات سلامتي، مشکلات خانوادگي، يا هر چيز خاص ديگري نباشد، بايد به دنبال علائم هشدار ديگري براي دزدي باشيد.

7 اتومبيل هاي مشکوک، مخصوصاً اتومبيل هايي که جلوي در پشتي شرکت پارک کنند

معمولاً خيلي کم پيش مي آيد که بيرون از شرکت برويد و وضعيت بيرون شرکتتان را بررسي کنيد. از نظر امنيتي اينکار بسيار خوب است اما بد نيست که فقط بعد از تعطيل شدن شرکت اينکار را نکنيد و در زمان هايي نزديک تعطيل شدن و همچنين حين ساعات کاري هم سري به بيرون شرکت بزنيد.

8 تغيير رفتار کارمند

اين مسئله معمولاً از چشم مدير دور است. اما باز هم مي گوييم منظور ما يک تغيير قابل توجه است. احتمالاً دليلي وجود دارد که کارمندي که هيچ وقت انگيزه اي براي بردن زباله هاي بيرون شرکت و کار کردن در وقت استراحتش نداشت، يکباره براي اينکار داوطلب شود.

اين تغييرات مثبت را خوب بررسي کنيد اما هوشيار باشيد. طوري اينکار را بکنيد که کارمندتان ملتفت توجه شما بشود. مثلاً به او بگوييد که متوجه شده ام که چند وقت است خيلي سخت تر کار مي کني، زباله ها را بيرون مي بري و حتي در وقت استراحتت هم کار مي کني. و مطمئن شويد که کارمندتان انتظارات شما را هم بداند. مثلاً، ساعات استراحت لازم هستند و بايد بر اساس مشتريان، همکاران و حجم کاري تنظيم شوند نه اولويت هاي فردي.

9 حضور دوستان يا خانواده

دزدي داخل شرکت هميشه يک کار يک نفره نيست. مراقب کساني که براي ديدن دوستان يا يکي از اعضاي خانواده شان به شرکت شما مي آيند باشيد. اگر فقط براي يک سلام و عليک ساده آنجا مي آيند نبايد برايشان مهم باشد که قبل از اينکه چند دقيقه با او گپ بزنند به خط کاري آن فرد بروند. اگر فقط يکبار اين اتفاق بيفتد احتمالاً چيز خاصي نيست اما اگر يک عادت شود بايد خوب مراقب باشيد.

10 تغيير در فسخ ها و کسري ها

تکرار در کسري ها ممکن است به اين دليل باشد که کارمندتان با فسخ کردن يک فروش بعد از پرداخت مشتري و به جيب زدن کل مبلغ به استثناي ماليات روي آن دزدي کند. يعني کارمند يک فروش 6500 توماني را فسخ کرده 6000 تومان از دخل مي دزدد.

کسري مداوم هم مي تواند به اين معنا باشد که کارمند مستقيماً از دخل مي دزدد.

11 افزايش کالاي تجاري خراب يا گم شدن محصولات

آيا خرابي هايتان بيشتر از معمول شده است؟

آيا وقتي بعضي کارمندهاي خاص کار مي کنند اين خرابي ها تعدادش بالاتر مي رود؟

آيا تازگي ها بعضي محصولات گم مي شوند يا کالاهاي خراب را در بعضي قسمت هاي دورافتاده شرکت يا در کيسه ها مي بينيد؟

اينها همه پرچم قرمز براي دزدي کارمندان است.

بايد مخصوصاً به اين چيزها حسابي دقت کنيد:

_ کالايي که به تعداد بالا فروخته شده است. کارمندان ممکن است عمداً آن پکيج را خراب کرده و چند آيتم آنرا دزديده باشد.

_ پکيج هايي با تعداد خرابي کم. کارمندان ممکن است عمداً پکيج را خراب اعلام کرده تا بعداً در يک تاريخ ديگر آيتم هاي آنرا بدزدد.

_ پکيج هاي خالي. اين مي تواند نشانه دزدي کارمندان باشد.

خط آخر اين است: به کارمندانتان اعتماد کنيد. به آنها باور داشته باشيد. يک رابطه بسيار مثبت کاري با آنها درست کنيد. اما هيچوقت دقت و توجهتان را به مسائل از دست ندهيد. اگر چيزي به نظرتان درست نيست، شک کنيد. ثابت کردن خلاف آن شک اعتمادتان را به کارمندانتان بيشتر ميکند و ثابت شدن راست آن باعث مي شود بتوانيد از شرکتتان به خوبي محافظت کنيد.