دفعه بعد که پشت چراغ قرمز توقف مي‌کنيد، توجه کنيد که چند نفر از راننده هاي پيرامون شما در حال صحبت کردن با موبايل يا ارسال پيامک هستند. آيا همکاران شما هم اين کارها را با سرعت و سراسيمه انجام مي‌دهند؛ گرچه بسيار پرمشغله و گرفتار هستند، اغلب براي صحبت کردن با موبايل، مکالمه با شما را متوقف مي‌کنند؟ به نظر مي‌رسد که اکثريت مردم به زندگي در خط سرعت تن داده‌اند، جايي که استرس و چند عملکردي بودن، واقعيت‌هايي غير قابل اجتناب به نظر مي‌رسند.
اما لئو بابوتا نويسنده کتاب «قدرت گزينه‌هاي کمتر» اين کار را نکرده، با اينکه پدر 6 فرزند است. او عقيده دارد که مي‌توان با ساده کردن زندگي، جنون را متوقف کرد. استراتژي او براي نظم دهي شامل 6 اصل بهره‌وري است که با ايجاد محدوديت‌ها شروع مي‌شود، چرا که انجام دادن همه کارهاي مورد‌علاقه غير‌ممکن است. بابوتا معتقد است که اگر باورهاي اصلي، ارزش‌ها و اهداف خود را بررسي کنيد، مي‌توانيد چيزهايي که زندگي را پيچيده مي‌کنند، مرتب کرده و بر مسائلي که واقعاً مهم هستند تمرکز کنيد.
بسياري از افراد بر مديريت زمان تمرکز مي‌کنند تا با سرعت گيج‌کنندة زندگي مدرن هماهنگ شوند. اين طرز فکر که مي‌توانيد در 24 ساعت روز، کارهاي بيشتري را انجام دهيد، معمولاً نتايج رضايت‌بخشي را به دنبال ندارد و باعث استرس بيش از اندازه مي‌شود. همچنين زمان زيادي را صرف انجام مسائل بي‌اهميت مي‌کنيد. زندگي معقولانه به معني محدوديت قائل شدن و تمرکز بر مسائل مهم است. از 6 اصل «بهره‌وري ساده» پيروي کنيد:
گام اول: ايجاد محدوديت
گذاشتن محدوديت‌ها باعث درمان احساس محاصره شدن و درهم شکستگي مي‌شود. کليد آن است که مشخص کنيد کدام اهداف، وظايف و يا مسئوليت‌ها بيشترين اثر را بر زندگي شما دارند و سپس بر آن‌ها تمرکز کنيد. آيا فعاليتي خاص بر شغل يا حرفه شما تأثير مي‌گذارد و يا در يک يا دو ماه آينده بر زندگي شما اثر خواهد گذاشت؟ زندگي بدون محدوديت ممکن است جذاب به نظر برسد، اما در واقع باعث ايجاد هرج‌و‌مرج مي‌شود. انتخاب بين 5 طعم مختلف بستني آسان‌تر از انتخاب در بين پنجاه مورد است. محدوديت‌ها اين امکان را به شما مي‌دهند که گزينه‌هاي خود را کمتر کرده و انرژي‌تان را متمرکز کنيد. ايجاد مرز مي‌تواند در هر يک از جنبه هاي زندگي شما موثر واقع شود، اما اثر آن در محيط کار بيشتر است. بسياري از افراد از ايميل، موبايل، پروژه‌ها، جلسات و مسئوليت‌ها اشباع شده‌اند. ايجاد محدوديت ، مثل چک کردن ايميل دو بار به جاي چهل بار در روز، در ابتدا ممکن است نا‌مناسب به نظر برسد، اما وقتي که به عادت تبديل شد، مي‌بينيد که مديريت يک جنبه از زندگي‌تان آسان‌تر شده است.
گام دوم: انتخاب موارد ضروري
مشخص کردن مسائل اصلي در زندگي نيازمند يک خود‌آزمايي دقيق در خصوص موارد زير است.
اصول: ارزش‌ها، معيارها و اخلاقيات خود را در نظر بگيريد. اغلب مردم بر اساس يک سري از باورهاي پايه‌اي و خاص زندگي مي‌کنند.
اهداف: شروع کردن از صفر براي دستيابي به اهداف کوتاه و بلند مدت، اين امکان را مي‌دهد که دريابيد اعمال خاص باعث حرکت شما در مسير صحيح مي‌شوند يا نه.
اولويت‌ها: اصلي‌ترين نگراني‌هاي شخصي و حرفه‌اي شما کدامند؟ چه چيزي واقعاً مهم است؟
نتايج: به بررسي اثرات رفتارها و تصميماتتان در خانه و محل کار بپردازيد. اثر برخي موارد از سايرين بيشترين است.
آرزوها در مقابل الزامات: آيا واقعاً به آن کفش‌هاي گران احتياج داريد؟ بسياري از چيزهايي را که مي‌خواهيد، غير‌ضروري هستند.
3. ساده کردن
بسياري از افراد مي‌توانند بيش از 10 هدف را نام ببرند که مي‌خواهند در چند سال آينده به آن‌ها دست يابند، اما با پرداختن يکباره به همه آن‌ها، شکست خود را تضمين مي‌کنند. رسيدن به اهداف ارزشمند نيازمند تعهد، تمرکز و تلاش است. بنابراين آرزويي را که مي‌توانيد در 6 تا 12 ماه به آن دست يابيد، انتخاب کنيد و آن را به اهداف کوچک‌تر تقسيم کنيد. براي مثال اگر مي‌خواهيد به دانشگاه برويد، اول بايد رشته مورد علاقه خود را انتخاب کنيد. مشخص کنيد که کدام دانشگاه دروس رشته مورد‌نظر را ارائه مي‌کند. سپس يک برنامه قدم‌به‌قدم طراحي کنيد تا روند دستيابي به هدف را کنترل کنيد.
از «فهرست ساده پروژه‌ها» براي اداره وظايف روزانه يا کوتاه مدت استفاده کنيد. فهرست همه پروژه‌هايي که در زندگي به دنبال آن‌ها هستيد را بنويسيد. سه مورد مهم را انتخاب کنيد. بقيه موارد را در فهرست انتظار قرار دهيد. بر کامل کردن اين سه مورد تمرکز کنيد. بنابراين به جاي اينکه در کارهاي زياد غرق شويد، همه آن‌ها را انجام خواهيد داد. حواس‌پرتي‌ها را تحمل نکنيد. اگر همکاران شما مانع انجام يک پروژه مي‌شوند و يا منتظر مطالبي هستيد که مديرتان بايد به شما ارائه دهد، به يک پروژه ديگر در فهرست بپردازيد. پروژه‌ها را به فعاليت‌هاي کوچک‌تر تقسيم کنيد. با انجام روزانه اين فعاليت‌ها کارتان سريع‌تر تمام مي‌شود.
بهترين حالت آن است که خودتان پروژه‌ها را کنترل کنيد، اما اغلب مدير شما تصميم‌گيرنده است. استراتژي خود را با او در ميان گذاشته و فوايد آن را شرح دهيد. در بسياري از موارد، رئيس، به شما اجازه مي‌دهد که برنامه خودتان را اجرا کنيد. در غير اين‌صورت از او بخواهيد که پروژه‌اي را که بايد بر آن تمرکز کنيد، انتخاب کند، چرا که شما هم محدوديت زماني داريد. اگر رئيس شما واقعيت را نپذيرفت، زمان آن رسيده که به دنبال شغل ديگري باشيد.
4. تمرکز
براي موفق شدن در کار و داشتن يک زندگي پرمعني، بايد توانايي تمرکز کردن را در خود به وجود آوريد. اراده بسيار مهم است، اما اگر نتوانيد بر فعاليتي تمرکز کنيد، اين نيرو کافي نيست. تأسف از گذشته و نگراني درباره آينده، توانايي شما را براي تمرکز بر حال – تنها چيزي که مي‌توانيد بر آن کنترل داشته باشيد - از بين مي‌برد. ديد مثبت خود را حفظ کنيد؛ افکار منفي مي‌توانند بر شما غلبه کرده و شما را از ادامة کار باز دارند.
سرعت غير قابل‌کنترل جامعه مدرن امروز، باعث شده است که انجام همزمان چندين کار، به روشي براي زندگي تبديل شود. مردم در حال رانندگي با تلفن همراه صحبت مي‌کنند. رئيستان دو پروژه جديد به شما واگذار مي‌کند، درحالي‌که در حال انجام دادن پروژه ديگري هستيد. ممکن است که امروزه شعبده بازي با سه يا چهار توپ در آنِ واحد متداول باشد، اما سالم و مفيد نيست. در يک زمان خاص، تنها بر يک موضوع تمرکز کنيد. هر روز صبح، مهم‌ترين وظيفه خود را در کار مشخص کنيد و از انجام دادن کامل آن مطمئن شويد. در صورت امکان به تلفن جواب ندهيد، در اينترنت جستجو نکنيد و ايميل‌هايتان را نخوانيد. ياد بگيريد منظم باشيد. از الگوهاي ذهني خود آگاه باشيد. اگر مي‌دانيد که در حال از دست دادن تمرکز و سست شدن هستيد برخيزيد، قدم بزنيد و يک خوراک مختصر سالم بخوريد. سپس با تمرکز و توان مجدد، به کار بازگرديد. موفقيت‌هاي خود را جشن بگيريد.
5. ايجاد عادت
تغييرات در زندگي ناشي از گسترش عادت‌هاي جديد است. با پيروي از گام‌هاي زير، در عرض 30 روز عادات خوب را در خود ايجاد کنيد:
عادتي را انتخاب کنيد
هر ماه يک عادت خوب را انتخاب کنيد. عادتي را انتخاب کنيد که اثرات مشهود و مشخصي داشته باشد. با يک عادت ساده شروع کنيد، مثل تميز کردن ميزتان. 10 دقيقه تمرين روزانه داشته باشيد. مطمئن شويد که روند پيشرفت قابل اندازه‌گيري است.
برنامه خود را روي کاغذ بياوريد
گام‌هاي لازم روزانه و زمان‌بندي انجام آن‌ها را بنويسيد. اجبار به انجام کارها، شما را به انجام دادن آن تشويق مي‌کند.
تصميم خود را به ديگران بگوييد
آغاز کار جديد خود را به مردم بگوييد. به دوستان و همکاران خود ايميل بزنيد، يا وبلاگي را براي به اشتراک گذاشتن اين اطلاعات با ديگران طراحي کنيد.
پيشرفت خود را گزارش دهيد
بگذاريد همه بدانند که تا چه حد به هدف‌هاي روزانه خود رسيده‌ايد. اگر موفق شويد، از پيام‌هاي تبريک آن‌ها لذت خواهيد برد. تشويق‌ها و بازخورد‌هاي ارزشمند آن‌ها هنگام مبارزه به شما کمک مي‌کند. از موفقيت‌هايتان شاد شويد.
6. با چيزهاي کوچک شروع کنيد
براي انجام دادن اين 6 اصل، گام‌هاي منظمي برداريد. نگذاريد وظايف تکراري، شما را از رسيدن به اهداف و پروژه‌هاي اصلي باز دارد. صبح‌ها ابتدا به کارهاي اداري و تلفن‌ها بپردازيد. آن‌ها را از سر راه برداريد تا روز پر بازده‌اي داشته باشيد. اگرچه تکنولوژي باعث بهبود ارتباطات شده است، ايميل و اينترنت بسياري از افراد را اسير خود کرده است. بازديد دائم از وب‌سايت مورد علاقه‌تان مي‌تواند يک روز پر مشغله کاري را خراب کند. نگرش خود را براي کاهش وقفه‌ها و افزايش کارايي ساده کنيد. از نکات زير براي استفاده مؤثرتر از ايميل، استفاده کنيد.
-
کمتر بهتر است
اگر به چک کردن هر ساعته ايميل‌ها نيازي نداريد - مثلاً براي دريافت سفارش از مشتريان- ايميل‌هاي خود را تنها دو بار در روز و در ساعات 10 صبح و 4 بعد از ظهر چک کنيد.
-
اولويت‌بندي کنيد
ميليون‌ها نفر هر صبح کامپيوتر خود را روشن مي‌کنند و سريعاً به چک کردن ايميل‌هايشان مي‌پردازند. اين کار باعث مي‌شود که ايميل، برنامه روزانه را به آن‌ها ديکته کند. توجه به پروژه‌ها، اهداف و وظايف بسيار مهم‌تر است.
-
خاموش کنيد و متمرکز شويد
علامت‌هايي را که خبر دريافت ايميل جديد را به شما مي‌دهند، خاموش کنيد، همه اين‌ها باعث ايجاد اختلال در کار مي‌شود.
-
با تمايلات خود مبارزه کنيد
ترک کردن عادت چک کردن ايميل مستلزم اين است که بيشترين تلاش خود را براي يک يا دو هفته به اين کار معطوف کنيد. علامتي براي خود بگذاريد تا اين موضوع را به شما يادآوري کند. در برابر اشتياق براي چک کردن ايميل از سر عادت، مقاومت کنيد.
-
فيلتر کنيد-فيلتر کنيد-فيلتر کنيد
يک برنامه قابل اطمينان را براي خارج کردن ايميل‌هاي هرزنامه از اينباکس خود پيدا کنيد. به دوستان و اعضاي خانواده بگوييد که علاقه‌اي به دريافت لطيفه‌ها و ساير ايميل‌هاي بي‌مصرف نداريد.
-
پاسخ دهيد، به پوشه خاص بفرستيد و يا پاک کنيد
تصميم بگيريد که مي‌خواهيد با هر پيام چه کنيد. هم‌اکنون به آن پاسخ دهيد، آن را به يک پوشه خاص انتقال دهيد و يا آن را پاک کنيد. نگذاريد که اين ايميل‌ها در اينباکس شما باقي بمانند.
-
کوتاه پاسخ دهيد
سعي کنيد پاسخ شما به ايميل‌ها کمتر از 5 جمله باشد.
همچنين مي‌توانيد عادت گشت‌و‌گذار در اينترنت را ترک کنيد. ممکن است در ابتدا اين عقيده ترسناک به نظر برسد اما سعي کنيد که براي يک ساعت هم که شده ارتباط خود را با اينترنت قطع کنيد. توجه کامل خود را به کارتان معطوف کنيد. تحقيقات آنلاين را قبل از شروع کارتان انجام دهيد. قطع ارتباط با اينترنت، ممکن است به شما احساس ناامني و آسيب‌پذيري بدهد، اما با ادامه دادن اين تمرين، راحت‌تر و خلاق‌تر خواهيد شد.