مرور عملکرد! آيا کارمندان پياده کردن سيستم مرور عملکرد در سازمان را تهديدي عليه خود مي دانند؟

براي اغلب کارمندان و مديران، اين کار بيش از حد ترسناک و جزو دغدغه هاي اصلي آنها است. ما معمولا ارائه و دريافت بازخورد را کاري رسمي تلقي مي کنيم و در دادن نظرات به کارمندان صرفه جويي مي کنيم! و به عملکرد افراد در حد جمع آوري مستندات بسنده مي کنيم و پس از آن مدير نظرات خود، طي يک سال گذشته را با طرح انتقاداتي به کارمندان منتقل مي کند!

بدون شک اين فرآيند دلسردکننده و دلهره آور است و اين روش دقيقا نادرست ترين روش، براي گفت وگو در مورد کارآيي، ارائه پيشنهاد براي بهبود و صحبت در مورد اهداف آينده است.از دست دادن فرصت مرور عملکرد شرم آور است، چرا که يکي از مهم ترين کانال هاي ارتباطاتي با اعضاي گروه است. زماني که اين کار به درستي انجام شود،جلسه ارائه بازخورد، تبديل به بزرگراهي براي رسيدن به حداکثر عملکرد مي شود. کارمندان بايد بدانند چه کاري را به خوبي و چه کاري را مناسب انجام نمي دهند. آنها بايد افکار و پيشنهادهاي شما را براي بهبود فعاليت خود بشنوند، البته بازخوردي که بايد به نهايت دقت و در فواصل زماني مناسب داده شود. ارائه بازخورد اثربخش، يک مهارت است و مانند همه مهارت ها نياز به تمرين براي بهبود و اطمينان دارد.
معرفي ابزار

بازخوردي اثربخش ارائه دهيد. سعي کنيد ارائه بازخورد را به يک تجربه و فرآيند مثبت تبديل کنيد. قبل از هرچيز، به ياد بياوريد که چرا داريد اين کار را انجام مي دهيد. هدف از ارائه بازخورد، بهبود موقعيت يا کارآيي است. شما با خشن و منتقد بودن يا رفتار تهاجمي و توهين آميز، موفق به انجام آن نخواهيد شد. اين به اين معني نيست که شما هميشه بايد مثبت باشيد. يک قاعده براي منفي بودن و حتي عصباني شدن وجود دارد که زماني به کار مي رود که فردي توجه کافي به آنچه شما مي گوييد، نمي کند. وقتي رويکرد شما مثبت و تمرکزتان روي بهبودها باشد، دستاورد بيشينه از اين کار خواهيد داشت.

به هنگام باشيد. معمولا ارائه يک بازخورد در کوتاه ترين زمان ممکن نسبت به زمان انجام کار بهتر است. فراموش نکنيد که ارائه بازخورد مچ گيري افراد هنگام کار براي انجام سريع تر آن نيست. به اين شيوه فکر کنيد که ارائه بازخورد براي کاري که يک ساعت به درستي انجام نشده، بسيار آسان تر از کاري است که طي يک سال و با خطاهاي زياد انجام شده است.

آن را قاعده مند و منظم کنيد. بازخورد فرآيندي است که به توجه نياز مستمر دارد. وقتي لازم است چيزي گفته شود، آن را بگوييد؛ در اين صورت افراد مي دانند در طول انجام کار چگونه رفتار کنند تا دچار غافلگيري نشوند، ضمن اينکه کنترل مسائل از دستتان خارج نمي شود. اين کاري نيست که يک بار در سال يا هر سه ماه يکبار انجام شود. زمان لازم براي ارائه بازخورد به طور رسمي يا غير رسمي يا ساده، بايد بيشتر از اين باشد و بسته به شرايط هر هفته يا حتي مي تواند هر روز باشد. به اين ترتيب با ارائه بازخوردهاي غيررسمي، هيچ امري در جلسات بازخورد رسمي، غيرقابل انتظار، غافلگيرکننده و پيچيده نخواهد بود.

نظرات خود را آماده کنيد. نياز به تهيه يک متن رسمي نيست؛ ولي بايد در مورد آنچه مي خواهيد بگوييد به طور کامل آگاه باشيد و آن را به طور شفاف بيان کنيد. اين به شما کمک مي کند موقعيت را حفظ کنيد و به خوبي از عهده اين کار برآييد. ويژه و متفاوت باشيد. به طور روشن موارد بهبود افراد را به ايشان بگوييد، اين کار تضمين مي دهد که پافشاري روي مسائل حقيقي است و تا حد امکان ابهام را کاهش مي دهد. به خاطر داشته باشيد فقط بر اساس مشاهدات شخصي خود (و نه مشاهدات ديگران) به ديگران بازخورد دهيد در غير اين صورت نتايج مثبتي عايد شما نمي شود. نکته: براي بيان يک موضوع، بزرگ نمايي نکنيد. از به کار بردن لغاتي مانند «هرگز»، «همه» و «هميشه» اجتناب کنيد؛ چون افراد حالت دفاعي به خود مي گيرند. هميشه تاثير رفتارها را مطرح کنيد و به دنبال سرزنش افراد نباشيد.

به طور خصوصي انتقاد کنيد. هميشه تشويق را به صورت عمومي انجام دهيد ولي سعي کنيد از بيان برخي انتقادها در جمع خودداري کنيد. يک مکان مطمئن براي صحبت در نظر بگيريد، جايي که مجبور نمي شويد صحبت خود را قطع کنيد و کسي نتواند استراق سمع کند.

از کلمه «من» استفاده کنيد. بازخورد را از چشم انداز خودتان ارائه دهيد. اين کار شما را از برچسب زدن به افراد باز مي دارد. مثلا به جاي اينکه بگوييد«تو ديروز بي انصاف بودي که اين کار را انجام دادي»، بگوييد: «وقتي از گزارش من مقابل مدير انتقاد کردي، من عصباني يا رنجيده شدم».

مرکز توجه خود را محدود کنيد. در جلسه بازخورد نبايد در مورد بيشتر از دو موضوع بحث شود. اگر بيشتر از آن باشد اين احتمال وجود دارد که فرد تصور کند مورد حمله قرار گرفته و تضعيف روحيه شود. همچنين، شما بايد روي رفتارهايي که فرد مي تواند تغييرشان دهد يا از آنها تاثير بپذيرد، تکيه کنيد. در مورد موارد مثبت نيز صحبت کنيد. يک اصل خوب در جلسات بازخورد، شروع با موارد مثبت است. اين کار کمک مي کند که به فرد احساس آسودگي و راحتي بدهيد. همچنين باعث مي شود که افراد ببينند کارهاي موفقشان کدام است و براساس آن گام هاي بعدي را به درستي بردارند. جلسه را با بازخورد مثبت نيز به پايان برسانيد. در غير اين صورت افراد با احساس ناخوشايند و دلسردي و بي ارزش بودن جلسه را ترک مي کنند. پيشنهادهاي مشخص آماده کنيد، اطمينان حاصل کنيد که شما دو نفر مي دانيد که چه کاري لازم است انجام شود تا وضعيت بهبود يابد. پيام اصلي بايد اين باشد که خواسته اصلي شما رشد و پيشرفت فرد است. اهداف را معين و برنامه ريزي کنيد تا روند پيشرفت کار را ارزيابي کنيد. پيگيري کنيد، هدف اصلي ارائه بازخورد بهبود عملکرد است. شما بايد مطمئن شويد نکات مورد نظر شما در کار لحاظ مي شود يا خير. توافقات تان را مکتوب کنيد و هرجا تغييراتي لازم است، اعمال نماييد.

فراموش نکنيد با انجام آگاهانه و قاعده مند ابزاري قدرتمند براي توسعه فردي را معماري مي کنيد.