بزرگنمايي:
واگذاري کارها يکي از مهارت‌هاي اساسي مديران مؤثر است. بدون توانايي واگذاري مؤثر و درست، نمي‌توانيد استعداد ذاتي خود به عنوان مدير را آشکار کنيد.
تعريف مديريت عبارت است از «کسب نتيجه از طريق ديگران». در ذات اين تعريف ايده واگذاري مؤثر کارها، وظايف و مسئوليت‌ها به کارمندان نهفته است. توانايي و اشتياق شما براي واگذاري کارها تعيين‌کننده پيشرفت و موفقيت در کسب‌وکار است.
بسياري از مديران به سختي کارها را واگذار مي‌کنند. آن‌ها اغلب علاقه‌اي به اين کار ندارند يا از انجام آن ناتوان هستند و در نتيجه فرصت‌هاي پيشرفت خود را محدود مي‌کنند. از آنجا که جايگزين واگذاري کارها، انجام شخصي آن است، مديران مسئوليت‌ها و کارهاي زيادي دارند که بايد شخصاً انجام دهند و در نتيجه نمي‌توانند همکاري کاملي با سازمان‌هايشان داشته باشند.
فوايد واگذاري
واگذاري کارها فوايد و مزاياي متعددي دارد. واگذاري به شما امکان مي‌دهد تا حوزه کاري‌تان را از آنچه مي‌توانيد انجام دهيد به آنچه مي‌توانيد کنترل يا مديريت کنيد، گسترش دهيد. به اين معني که در طول روز کاري مي‌توانيد بر کارهاي محدودي تمرکز کنيد که فقط خودتان از عهده انجامشان بر مي‌آييد.
همچنين واگذاري کارها شما را قادر مي‌سازد تا توانايي و لياقت افراد زيردستتان را نيز ارتقا داده و اين استعداد انساني را شکوفا کنيد.
امروزه مديران با ظرفيت کامل خود کار مي‌کنند؛ کارهاي آن‌ها از زماني که براي انجامشان در اختيار دارند، بسيار بيشتر است. مدير براي انجام همه کارهاي مهم بايد هر کاري که از عهده ديگران ساخته است را به آن‌ها واگذار کند. اين حقيقتي محض در زندگي کاري است.
واگذاري کارها قابل يادگيري است
خوشبختانه، واگذاري کارها مهارتي است که مي‌تواند بهبود يابد. شما در ابتدا هر مهارتي را با يادگيري روش انجام آن مي‌آموزيد و سپس مدام تمرينش مي‌کنيد تا به عادت بدل شود؛ مثل رانندگي.
بسياري از مديران هرگز درباره واگذاري کارها آموزش نديده‌اند، در نتيجه هر بار که رفتار جديدي را مي‌آموزيد، در ابتدا احساس ناشي‌گري داريد. با اين حال، هر چه بيشتر واگذاري کارها را تمرين کنيد، برايتان ساده‌تر مي‌شود.
با افسانههاي مانع از واگذاري مؤثر مبارزه کنيد
افسانههاي بسياري در مديريت وجود دارد که اغلب مانع از واگذاري کارها توسط مديران مي‌شود. شايد اين افسانهها درست يا نادرست باشند، اما موانعي ذهني براي مدير هستند. شايد بعضي از اين افسانهها و موانع را بشناسيد، اما از همه آن‌ها آگاه نيستيد. هرگاه واگذارکننده ضعيفي را مي‌بينيد، احتمالا يک يا چند مورد از اين افسانهها در کارش وجود دارد.
افسانه 1: زمان کافي براي واگذاري وجود ندارد
گاهي افراد آن‌قدر پرمشغله و غرق در وظايف هستند که گمان مي‌کنند زمان کافي براي توقف و تشريح کارها براي شخص ديگري را ندارند. آن‌ها فقط مي‌خواهند کار را به سريع‌ترين شکل ممکن انجام دهند.
در ساير موارد شايد کار را به شخص ديگري واگذار کنند، اما زمان کافي را به هدايت او و تشريح دقيق کاري که بايد انجام شود اختصاص نمي‌دهند. شايد چيزي شبيه به اين بگويند «اين کار را تا فلان تاريخ انجام بده.» آن‌ها اين دستور را معادل با واگذاري کار مي‌دانند. اما چنين نيست. اين کار مصداق کنار کشيدن است.
احتمالاً اين ضرب‌المثل قديمي را شنيده‌ايد که «هيچوقت زمان کافي براي انجام درست کار وجود ندارد، اما هميشه زمان کافي براي دوباره انجام دادنش وجود دارد». به نظر مي‌رسد که سازمانها يا شرکت‌هايي با مديريت ضعيف هميشه در حال دوباره‌کاري و تصحيح اشتباهات و سوءتفاهم‌هاي ناشي از واگذار نکردن مؤثر کارها هستند.
در واقع، هميشه زمان کافي براي واگذاري مؤثر کارها وجود دارد. از اين به بعد، هرگز نگوييد که وقتي براي واگذاري شفاف کار نداريد. به ياد داشته باشيد که اختصاص زمان براي واگذاري درست کار مؤثرترين راه استفاده از زمان براي کسب نتايج بيشتر و بهتر است.
افسانه 2: کارمند به اندازه کافي شايسته نيست
مديران اغلب توانايي افرادشان را دست‌کم مي‌گيرند. اما تنها راه امتحان شايستگي واقعي افراد واگذاري کارهاي بيشتر از آنچه قبلا انجام داده‌اند و سپس دادن آزادي عمل به آن‌ها براي اشتباه کردن و درس گرفتن از اشتباهات است.
افرادتان شما را شگفت‌زده مي‌کنند. احتمالا و در کمال تعجب کارمندانتان قابليت‌هايي دارند که هرگز نمي‌دانسته‌‌ايد. وقتي روش بهره‌برداري از توانايي‌هايشان را بياموزيد، نه تنها آن‌ها احساس رضايت بيشتري از کارشان خواهند داشت، بلکه شما نيز به عنوان مدير کارهاي بيشتري انجام مي‌دهيد که به روند شغلي‌تان کمک مي‌کند.
افسانه 3: اگر مي‌خواهيد درست انجام شود، بايد شخصا انجامش دهيد
اين سوءتفاهم با نتيجه منطقي‌اش ضامن شکست در مديريت است. اگر واقعا باور داشته باشيد که بايد همه کارها را شخصا انجام دهيد و بخواهيد که کار را به موقع و با استاندارد کيفي قابل‌قبول انجام دهيد، کارهاي بيشتر و بيشتر و وقت کمتر و کمتري خواهيد داشت. اين افسانه باعث عقب‌ماندگي شده و شما را محکوم مي‌کند که به جاي پيشرفت در مديريت همواره عملکرد يکساني داشته باشيد.
عدم توانايي در گذر از انجام کار به مديريت کار، بزرگ‌ترين دليل شکست افراد در مديريت است. تمايل طبيعي اين است که به گوشه امن خود بازگرديد و به جاي واگذاري کار شخصا آن را انجام دهيد. همواره به خود يادآوري کنيد که وظيفه شما مديريت است نه انجام کار.
افسانه 4: در صورت واگذاري، افراد گمان مي‌کنند که در جريان کارها نيستيد
اغلب، مديران خودراي هستند. خودمحوري به کارشان گره خورده است. آن‌ها مي‌خواهند ديگران فکر کنند که بر کار مسلط هستند و هميشه مي‌دانند چه خبر است. بنابراين از واگذاري کارها اجتناب مي‌کنند.
با اين حال، عکس آن نيز صادق است. هرگز نمي‌توانيد بفهميد که هميشه همه‌جا چه خبر است. اما هميشه مي‌توانيد به افرادي دسترسي داشته باشيد که مي‌دانند و مي‌توانند به سرعت شما را در جريان قرار دهند.
افسانه 5: وقتي در کاري ماهر هستيد، بايد شخصا انجامش دهيد
بسياري از افراد ماه‌‌ها و سال‌ها را صرف ارتقاي مهارتي مي‌کنند که آن‌ها را قادر مي‌سازد تا پيشرفت کنند، ارتقاء يابند، و کارمند زيردستي داشته باشند. دام اين است که انجام درست اين کار گوشه امني ايجاد مي‌کند و شما مدام تلاش مي‌کنيد تا به گوشه امن همان وظيفه آشناي قديمي بازگرديد.
قانون اين کار بسيار ساده است. بايد هر کاري که در آن مهارت داريد و مي‌توانيد به آساني انجامش دهيد را واگذار کنيد و سراغ کار ديگري برويد. کسب مهارت در اين کار باعث مي‌شود پيشرفت کرده و سراغ کار ديگري برويد. اکنون بايد کار نخست را به شخص ديگري ياد داده و محول کنيد. نبايد روي وظايف ساده و معمولي کار کنيد که شخص ديگري هم مي‌تواند انجامشان دهد.
قانون «70 درصد» را به کار گيريد. اگر شخص ديگري مي‌تواند اين کار را تا 70 درصد به خوبي شما انجام دهد، کار را به او واگذار کنيد. وقتتان را براي انجام کارهاي معدودي آزاد کنيد که فقط از عهده شما برمي‌آيد.
تمايل طبيعي ما اين است که به کارهايي عادت کنيم که از آن‌ها لذت مي‌بريم، کارهايي که ما را به جايگاه امروزمان رسانده‌اند و بعدها نيز آن‌ها را براي خود حفظ مي‌کنيم. برعکس، بايد کارهايي که در آن‌ها مهارت داريد را واگذار کنيد تا بتوانيد به کارهايي بپردازيد که به هوش، مهارت و توانايي بيشتري احتياج دارد.
نقطه شروع واگذاري
نقطه شروع واگذاري مانند نقطه شروع همه مديريت‌هاي موفق اين است که قبل از هر اقدامي زماني را به تامل درباره کار اختصاص دهيد. با دقت به کاري که بايد توسط شما يا ديگران انجام شود بينديشيد. يک روش خوب اين است که اهداف کار مخصوصا کار پيچيده را بنويسيد و سپس چک‌ليستي از همه اقداماتي تهيه کنيد که بايد براي اتمام به موقع کار با کيفيت مطلوب انجام دهيد.
بسياري از مشکلات مديريت ناشي از عمل بدون فکر است. برعکس، موفقيت در مديريت معمولاً نتيجه اختصاص زماني به تامل قبل از هر اقدام است. حوزه‌‌هاي معدودي وجود دارند که تفکر پيشاپيش در آن‌ها مهم‌تر از حوزه واگذاري است.
آيا بايد شخصا انجامش دهيد؟
بايد تصميم بگيريد که هر کاري را شخصاً انجام دهيد، آن را به شخص ديگري در شرکت واگذار کنيد يا آن را به متخصصي خارج از شرکت برون‌سپاري کنيد. اگر در ابتدا زماني براي انديشيدن به کار داشته باشيد، فقط مي‌توانيد چنين تصميماتي را اتخاذ کنيد.
اگر بهتر است، شخصا انجامش دهيد
گاهي، اين فرض که بايد کار را واگذار کنيد، اشتباه است؛ بهتر است که شخصا انجامش دهيد. در ابتداي دوران کاريم، تبليغ‌نويس يک آژانس بزرگ تبليغاتي بودم. در آن شغل، هر کتابي که مي‌توانستم درباره تبليغ‌نويسي حرفه‌اي پيدا کنم را مي‌خواندم و به تدريج راهم را به سوي تبليغ‌نويسي براي مشتريان ملي باز کردم.
امروز مي‌توانم تقريبا براي هر موضوعي، هر محصول يا خدمتي تبليغي سريع، ساده و عالي بنويسم. يکي از کارمندانم ساعت‌ها وقت را صرف نوشتن يک تبليغ براي وب‌سايت يا ساير موارد تبليغاتي مي‌کند و با اين حال نتيجه کارش چندان جالب نيست. اما من مي‌توانم همان تبليغ را ظرف چند دقيقه بنويسم و براي چاپ آماده کنم.
اين يکي از آن حوزه‌هايي است که بهتر است خودم تبليغ را به سرعت بنويسم تا اينکه آن را به شخص ديگري واگذار کنم يا شخصي را خارج از شرکت براي انجامش استخدام کنم.
شخص مناسب را پيدا کنيد
با اين حال، اگر مجبوريد به جاي اينکه خودتان کار را انجام دهيد، آن را واگذار کنيد، بهترين شخصي که مي‌توانيد کار را به او واگذار کنيد، کيست؟
وقتي کارها را واگذار مي‌کنيد، مطمئن شويد که آن‌ها را به افراد مناسب سپرده‌ايد. واگذاري کاري مهم به شخصي که استعداد و لياقت انجام آن را از خود نشان نداده است، دستورالعمل بدبختي است. از افرادتان بخواهيد که تلاش کنند، اما نه خيلي زياد.
بسياري از افراد و سازمانها به علت واگذاري کاري مهم به شخصي که توانايي انجام صحيح آن را نداشته، با دردسرهاي زيادي مواجه شده‌اند. به ياد داشته باشيد که فقط عملکرد گذشته شاخص واقعي عملکرد آينده است. هميشه کار را به شخصي واگذار کنيد که بتواند آن را به شکلي سريع و کارا و با بودجه مشخص انجام دهد.
کار را برون‌سپاري کنيد
فرضيه ديگري که مديران دارند اين است که کار هرچه باشد، بايد شخصي از درون شرکت انجامش دهد. با اين حال، امروزه شرکت‌هايي وجود دارند که در کارهاي خاصي تخصص دارند و مي‌توانيد کل کار را به آن‌ها برون‌سپاري کنيد تا سريع‌تر، بهتر و ارزان‌تر از شما انجامش دهند.
همه چيز با برنامه‌ريزي آغاز مي‌شود
شايد بزرگ‌ترين نتيجه‌اي که به عنوان مدير از آن لذت خواهيد برد، ناشي از برنامه‌ريزي باشد. همه برنامه‌ريزي‌ها با کاغذ و خودکار و تهيه فهرستي از کارهايي که بايد انجام شود، زمان و روش انجامشان آغاز مي‌شود. پس قبل از تصميم‌گيري درباره واگذاري کار در ابتدا زماني را به تفکر درباره آن اختصاص دهيد و سؤالات مناسبي بپرسيد.