بزرگنمايي:

7 اشتباه در مديريت زمان

1- در نظر نگرفتن زمان براي کار: يکي از متداول ترين دلايلي که به کار مورد علاقه‌تان نمي‌رسيد و آن را انجام نمي‌دهيد اين است که زمان ويژه‌اي براي انجام دادن آن در نظر نگرفته‌ايد. اغلب اوقات، اشخاص فهرستي از کارهايي که بايد انجام دهند تهيه مي‌کنند، اما در اين ميان سوال مبهمي جواب داده نمي‌شود: کِي قرار است اين‌کار رابکنم؟

2- وقت نامناسبي را در نظر گرفته‌ايد: اگر براي انجام دادن کاري زماني را در نظر گرفته‌ايد و با اين حال مي‌بينيد که به آن کار نمي‌پردازيد، امکانش است که زمان بدي را براي آن کار در نظر گرفته‌ايد. همه‌ي ما داراي چرخه‌هاي انرژي و تمرکز به خصوصي هستيم. بعضي از ما زن و مرد روز هستيم و بعضي ديگر در شب‌ها بيشترين انرژي خود را دارا هستيم. اگر شما بر خلاف چرخه‌ي تمرکز يا انرژي خود کار کنيد، بعيد است بتوانيد فعاليت مورد نظر را به درستي و خوبي انجام دهيد.

3- اشتباه محاسبه مقدار زمان لازم براي انجام کار: اغلب اشخاص به‌درستي نمي دانند که در مدت يک روز چه کارهايي را مي‌توانند انجام دهند. اگر زمان لازم براي انجام کار موردنظر بيش‌از مدت زماني باشد که در اختيار داريد، نمي‌توانيد آن کار را به پايان ببريد و درنتيجه احساس ناراحتي و دلگيري مي‌کنيد. اگر بتوانيد مدت زمان لازم براي انجام کار را بهتر بر آورده کنيد، مي‌توانيد بار کاري قابل انجام شدن را بهتر و دقيق تر مشخص نماييد.

4- شما شخص مناسب براي انجام کار نيستيد: بسياري از ما تصور مي‌کنيم که بايد همه کارها را خودمان انجام دهيم. گمان مي‌کنيم اگر از ديگران کمک بگيريم نشانه‌هاي ضعف خود را به نمايش گذاشته ايم. ممکن است براي شما اذعان به اين مطلب دشوار باشد که بپذيريد شما براي انجام دادن اين کار مناسب نيستيد. اما اين مي‌تواند شما را به احساسي از آرامش برساند. همه‌ي ما داراي استعدادهاي منحصر به فرد و مهارت‌هاي خاص هستيم.ديگران هم از اين حيث تفاوتي با ما ندارند.

5- کار مورد نظر بيش از اندازه پيچيده است: اگر به آنچه برايتان مهم است دست پيدا نمي‌کنيد، امکانش است روش برخورد شما با آن بسيار پيچيده است. اگر کار به خصوص بيش از اندازه پيچيده باشد، امکانش وجود دارد که به کلي از  آن کار صرفنظر کنيد. اگر مي‌خواهد موفق شويد بايد آن کار را ساده کنيد.

6- نمي‌توانيد کارتان را به‌ياد آوريد: اگر فهرست قابل اعتمادي از کار‌هايي که بايد انجام دهيد در اختيار نداشته باشيد، امکانش وجود دارد که بسياري از کارهاي مهم را فراموش کنيد. تکيه کردن بر حافظه تنها بسيار دشوار است. در دفتر يادداشت‌تان به‌طور پيوسته فهرست کارهايي را که بايد انجام دهيد را يادداشت و آن‌ها را تکميل کنيد.

7 - فضاي کارتان نامنظم است: حتي اگر در کار مديريت زمان از تبحر فراوان برخوردار باشيد، اگر محيط کارتان نامنظم و سازمان نيافته باشد فرصت فراوان و انرژي زيادي از روز شما را تباه مي‌کند. ممکن است ساعت‌ها به دنبال دسته کليد، عينک و يا برخي از اسناد مهم خود بگرديد. در اين شرايط کارايي از دست مي‌رود. يک کار را دوباره و چندباره انجام مي‌دهيد و گاه مجبور مي‌شويد اقلامي را که پيدا نمي‌کنيد دوباره از نو تامين و تهيه کنيد.

چند نکته براي مديريت بهتر زمان

وقتي مهارت تشخيص مديريت بر زمان را مي‌آموزيد از اتلاف وقت و انرژي خود نجات پيدا مي‌کنيد. مي‌توانيد به علل مشکلات پي ببريد و راه‌حلي براي آن‌ها تدارک ببينيد.

مشخص‌کردن هدف‌هاي اصلي‌‌‌
هدف‌هاي عمده و مهم زندگي خود را مشخص‌کنيد. وقتي هدف‌تان مشخص باشد به راحتي بيشتري مي‌توانيد کارهايي را که دوست نداريد انجام دهيد. زيرا مي‌دانيد هر يک از اين کارها در برنامه‌ي کلي شما از چه جايگاهي برخوردارند. اين‌گونه مي‌توانيد بعضي از کارها را از فهرست کاري خود حذف نماييد و با اين حال احساس خوبتان را حفظ کنيد.

نقشه کشي زمان
 هدف‌هايتان را بنويسيد. وقتي هدف‌هايتان را مي‌نويسيد متوجه فرصت‌هاي خاصي که در مسير شما وجود دارد مي‌شويد و مي‌توانيد به جهتي که مايل هستيد حرکت کنيد. هدف‌ها را در ذهنتان هر چند مدت يکبار مرورکنيد. اين‌گونه مراقب و متوجه باقي مي‌مانيد و شانس موفقيت شما افزايش مي‌يابد. براي حصول اطمينان از اين که براي هر يک از فعاليت‌هاي خود زمان کافي در نظر گرفته‌ايد تا به هدف هاي اصلي خود برسيد به يک برنامه زمان‌بندي شده نياز داريد.

استفاده از برنامه ريز مناسب
براي اينکه بتوانيد برنامه‌هاي زمان‌بندي شده را به خوبي اجرا کنيد به ابزا‌رهاي مديريتي مناسب احتياج داريد. يک برنامه‌ريز مناسب ابزار مهم دست شماست. منظور اين است که جايي همه‌ي اطلاعات درباره‌ي فعاليت‌هايي که بايد انجام دهيد را درج نماييد. تقويم ديواري يا روي ميز، دفترچه‌ي قرار ملاقات، برنامه‌هاي کامپيوتري چند نمونه‌ي کاربردي در اين زمينه است.

دسته‌بندي/پاکسازي
پس از انتخاب يک برنامه ريز زمان آن رسيده که تصميم بگيريد از انجام دادن چه کاري بگذريد و روي چه کاري فکرتان را متمرکز کنيد. کار‌ها را طبقه‌بندي کنيد و زمان مورد نياز براي انجام دادن آن‌ها را تخمين بزنيد. ممکن است به اين نتيجه برسيد با توجه به وقت، کار‌هاي زيادي هست که بايد انجام دهيد و فرصت آن را نداريد. در اين جاست که بايد از بار کاري خود بکاهيد، بخشي از کار‌ها را رها کنيد و به عبارتي در آن‌ها پاکسازي کنيد. وقتي کارهاي‌تان از زمان‌تان بيشتر است سه اقدام مي‌توانيد انجام دهيد: حذف بعضي از کارها، استفاده از روش‌هاي ميان‌بر براي تسريع انجام کار، تفويض کردن کارها به ديگران.

زمان شروع کار
پس از مرحله‌ي پاکسازي زمان آن رسيده تا مشخص کنيد در چه زماني شروع به کار خواهيد کرد. دربرنامه زماني خود بايد زماني را براي انجام همه‌ي کارها به صورت تک تک در نظر بگيريد. مهم اين است که بدانيد در بسياري از موارد مي‌توانيد درباره‌ي زمان کارها تصميم بگيريد. براي هر کاري که قرار است انجام دهيد بايد روي برنامه ريز زماني را براي آن مشخص سازيد. در حالي که برنامه زماني مي تواند انعطاف پذير باشد، تا حد امکان برنامه‌اي را که ريخته ايد رعايت کنيد.

انجام دادن برنامه در محدوده‌ي زماني تعيين شده
برنامه‌هايتان را آن قدر نزديک به هم قرار ندهيد که وقتي وقفه‌اي بروزکرد اختلالي در برنامه‌ها ايجاد شود. رايج ترين وقفه‌هاي بيروني را به حداقل برسانيد. به طور مثال از مطالعه‌ي نامه‌هاي پستي کامپيوتري بيهوده که برايتان مي‌فرستند خودداري کنيد.
اگر به راستي مي خواهيد برنامه‌هايتان را در زمان مشخصي شروع و به پايان برسانيد بايد نياز به کمال‌طلبي را در خود سرکوب کنيد. دست کشيدن از يک کار يا وظيفه به خصوص اگر مهم باشد کار دشواري است. هميشه راه‌هاي بهتر و باز بهتري است ولي با اين سياست، خيلي زود به اين نتيجه مي‌رسيد که از وقت تعييين شده خود فراتر رفته‌ايد. اگر مي‌خواهيد کاري را به موقع شروع و به موقع به پايان برسانيد بايد از کمال‌طلبي دست بکشيد.

حفظ تعادل
 مديريت زمان موضوعي راکد و با ثبات نيست، به جاي آن کنش متقابل پيوسته ايست ميان شما و هدف‌هايتان و تغييرات دائم زندگي. زندگي تجربه‌ي خوشايندي است مشروط بر آن که برنامه‌اي داشته باشيد و بدانيد چگونه خود را با شرايط تطبيق دهيد. بايد آن قدردرموقعيت‌هاي خود تطبيق دهيد تا در جهتي که مايل هستيد قرار بگيريد. متعادل نگاه داشتن زندگي حتي در شرايط سختي‌ها و دشواري‌ها يک هنر است. مراقب خودتان باشد، غذاي خوب بخوريد، به قدرکافي استراحت و ورزش کنيد و ببينيد کدام فعاليت به شما انرژي بيشتري مي دهد. براي بازسازي خود زماني در نظر بگيريد و به تعادل ايده‌آلي که درنظر داريد برسيد.